cover letter چیست و چگونه نگارش می شود

کاور لترها، خلاصه مقاله شما را به سردبیر مجله نشان می دهند و نکات برجسته مقاله به همراه نتایج آن را به طوری نشان دهد که آن را برجسته کند و بگوید چرا مقاله شما مهم است.

بسیاری از مجلات قسمتی به نام cover letter دارند. cover letter، که با نام application letter شناخته می‌شود. در قسمت آپلود فایل‌های ضروری مجله از نویسنده درخواست می کند تا کاور لتر را هم به عنوان ضمیمه ارسال کند. اغلب، مجلات بین‌المللی از شما درخواست داشتن فایل کاورلتر را دارند. مجلاتی که تحت مالکیت الزویر هستند یا سایر ناشران خارجی از نویسنده می خواهند حتما فایل کاورلتر را به همراه مقاله پیوست و ارسال کنند. کاور لتر از سه یا چهار پاراگراف تشکیل می شود. به صورت کلی، نگارش کاور لتر خوب باعث می‌شود که سردبیر به مقاله شما توجه کند و احتمال پذیرش مقاله‌تان بالا برود. پس نگارش کاورلتر ارزش این را دارد که زمان بگذارید.

کاور لتر برای برخی از مجلات به این دلیل الزام آور است که به صورت سریع به آنها نشان دهد که آیا نویسندگان شیوه‌های اخلاقی و انتشار را به درستی رعایت کرده‌اند. این ارزیابی سریع بیان می کند که آیا نویسندگان از شیوه های استاندارد پیروی کرده‌اند که موارد اخلاقی شامل موارد زیر است:

• پایبندی به دستور العمل های اخلاقی برای تحقیقات مربوط به انسان، حیوان.
•  پایبندی به دستورالعمل‌های سازمانی مثل کسب رضایت از شرکت کنندگان،
• رعایت معیارهای نویسندگی
• تایید اینکه مقاله قبلا به هیچ مجله دیگری ارسال نشده است.
• داوران پیشنهادی برای مقاله شما، در برخی از مجلات به نویسنده پیشنهاد می‌شود تا داوران پیشنهادی خود را برای مقاله‌شان پیشنهاد دهند.

کاور لترها، خلاصه مقاله شما را به سردبیر مجله نشان می‌دهند و نکات برجسته مقاله به همراه نتایج آن را به طوری نشان دهد که آن را برجسته کند و بگوید چرا مقاله شما مهم است. برای برخی از مجلات که نگارش کاور لتر، به صورت اختیاری است اما بهتر است حتما کاور لتر را ارسال کنید.

کاور لتر در بردارنده اطلاعاتی است که در مجله ذکر شده و مجله به این اطلاعات نیاز دارد. این اطلاعات می‌تواند نشان دهنده این باشد که شما زمان صرف کرده‌اید تا مقاله به فرمت استاندارد مجله تهیه کنید. در قسمت برای نویسندگان، فرمت مقاله ذکر شده است. قبل از نگارش کاور لتر به قسمت دستورالعمل برای نویسندگان یا instructions for authors مجله‌ای که برای ارسال انتخاب کرده‌اید، توجه کنید. دستورالعمل نویسندگان در همه مجلات یکسان نیست.

 این گام اول شما است که تصور اولیه خوبی را برای سردبیر ایجاد کند. مخاطب قرار دادن سردبیر و یا مجله در کاور لتر می تواند نشان دهد که شما برای نگارش کاور لتر زمان گذاشتید و به فرمت مجله توجه کرده‌اید.

موارد مهم در نگارش کاورلتر مناسب

یک کاور لتر مناسب باید کوتاه باشد، یعنی بیش تر از یک صفحه نباشد. یک کاور لتر مناسب، باید در بردارنده موارد زیر باشد:

• اطلاعات درست و تاریخ ارسال

• مقدمه مناسب
• نگارش اسم سردبیر (معمولا در صفحات مجلات اطلاعات مربوط به سردبیر وجود دارد.)
• عنوان مقاله
• اعلام این موضوع که مقاله شما قبلا مورد پذیرش نبوده و یا الان هم تحت داوری هیچ مجله‌ای نیست. یعنی نباید به صورت همزمان، یک مقاله را به چند مجله ارسال کنید.
• هدف و ارائه اطلاعات مناسب
• خلاصه‌ای از مقاله اصلی در مورد نکات مهم یافته‌ها و اینکه چه نکاتی در مقاله شما وجود دارد که برای خواننده جالب است.
• اطلاعات مورد نیاز مجله
• اطلاعات تماس با نویسنده مسئول و سایر همکاران مقاله
• خاتمه مناسب

نمونه‌ای از یک کاور لتر مناسب

در شکل زیر نمونه ای از یک کاورلتر خوب دیده می شود. بهتر است تمامی موارد ذکر شده در کاورلتر آورده شود تا شانس بیشتری برای پذیرش مقاله در مجله مورد نظر را داشته باشید.

مواردی که در نگارش کاور لتر باید از آن اجتناب کرد:

• چکیده را در کاورلتر کپی نکنید و به توضیح واضح در مورد مقاله‌تان بپردازید و بیان کنید که چرا مقاله شما به حوزه موضوعی مجله مرتبط است.

• خواندن کاور لتر را ساده کنید و از به کار بردن اصطلاحات تخصصی در کاورلتر پرهیز کنید.

• از بیان جزئیات بپرهیزید. حداقل یک صفحه کاورلتر داشته باشید و خیلی آن را طولانی نکنید.
• از هرگونه اشتباه املایی و نگارشی در کاورلتر پرهیز کنید. این نکته در خصوص نویسندگانی که زبان غیر انگلیسی دارند بسیار مهم است و ممکن است همین اشتباه کوچک با وجود داشتن مقاله ی خوب موجب عدم پذیرش آن شود.

منبع:

Süer, E., & Yaman, Ö. (2013). How to write an editorial letter?. Turkish journal of urology, 39(Suppl 1), 41–43.