7 نکته مهم در مدیریت پرسنل کلینیک زیبایی

ارتباط چالش‌برانگیز با کارکنان در یک کلینیک زیبایی می‌تواند هم برای مدیر مطب و هم برای کارمندان استرس‌زا و اضطراب‌آور باشد.

اما دانستن نحوه برخورد با آنها می‌تواند به ایجاد یک محیط کاری سالم و سازنده کمک کند.

در اینجا به 7 نکته مهم در مورد نحوه برخورد با کارکنان مطب اشاره می‌کنیم.

1. انتخاب ملاک‌های استخدام

مشخص کنید که به دنبال چه کسی هستید. در تمامی کلاس‌های آموزشی و دوره‌های آموزشی مدیریت معمولا نکاتی مثل انگیزه، انعطاف‌پذیری، صداقت، هوش، چاره‌، تطبیق‌پذیری، فروتنی، روحیه کار تیمی، کنجکاوی، قدرت مدیریت احساسات و یا مهارت های کاری را برای انتخاب کارمندان بیان می‌کنند ولی مهمترین نکته در انتخاب کارمندان عملکرد شما و نوع برخورد و تصمیم گیری شما با کارمندتان است.

عدم شفافیت در جلسه مصاحبه می تواند باعث شود که کارمندان احساس کنند که شما آنها را فریب می دهید و این می تواند منجر به بی اعتمادی و کاهش انگیزه آنها شود.

لذا توصیه می‌شود قبل از استخدام تمامی وظایفی که شخص مد نظر موظف به انجام آن است را یادداشت کرده و در جلسه مصاحبه با او درمیان بگذارید.

همچنین انتظارات خود را نیز بیان کنید. برای مثال ممکن است شما نخواهید منشی مطب و کلینیک در زمان کار از تلفن همراه خود استفاده کند، در اینجا بسیار مهم است که قبل از عقد قرارداد حتما تمامی مقرارات مطب و کلینیک را با او در میان بگذارید.

برای مطالعه بیشتر می‌توانید به کتاب مصاحبه برتر نوشته الکساندرا اندرسون مراجعه کنید.

2. طراحی دستورالعمل

اگر می‌خواهید کارها آن طور انجام شود که شما می‌خواهید، حتما باید برای وظایف محول شده به کارمندان خود دستورالعمل‌های دقیق تهیه کنید. ممکن است روند انجام کاری برای شما بسیار ساده به نظر رسد و انتظار داشته باشید کارمندتان به تمامی این موارد واقف باشد حال آنکه تمامی این موارد فقط در ذهن شماست و با بیان نشدن درست مطالب، کارها هم به درستی انجام نمی‌گیرد و با مکتوب نشدن دستورالعمل‌ها روند انجام کارها به فراموشی سپرده می‌شود.

پس توصیه می‌شود حتما پس از مشخص کردن وظایف هر شخص دستورالعمل دقیق برای انجام وظایف او تهیه کنید. این دستورالعمل ها می‌توانند هر چند وقت یک بار بررسی و به روز شوند.

چنانچه زمان کافی برای تهیه دستورالعمل را ندارید می‌توانید شرح وظایف را به صورت شفاهی به کارمند مد نظر توضیح دهید و از او بخواهید مطالب را بنویسد و سپس شما دستورالعمل‌ها را بررسی و اصلاح کنید.

در صورتی که نیاز به اطلاعات بیشتر در رابطه با طراحی دستورالعمل دارید پیشنهاد می‌شود کتاب راهنمای عملی برای نوشتن دستورالعمل های پرسنل توسط جان تی. مونرو را مطالعه کنید.

3. سیستم سازی کنید

یکی از مهمترین کارهایی که در هر سازمانی باید انجام شود، سیستم سازی است. سیستم سازی فرآیندی است که در آن فرآیندها، روش‌ها و دستورالعمل‌هایی ایجاد می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که کارها به طور موثر و کارآمد انجام می‌شوند. برای سیستم سازی راه های مختلفی وجود دارد برای مثال با خرید نرم افزار مطب و کلینیک به آسانی می‌توانید به تمامی امور حسابداری، پرونده بیماران، نوبت دهی و ... رسیدگی کنید. مجهز کردن مطب و کلینیک به نرم افزار نه تنها انجام امور مطب را برای شما ساده تر می‌کند بلکه باعت افزایش سرعت کارها، منظم شدن، بهینه شدن امور و آرامش خیال شما در مدیریت مطب می‌شود.

برای اطلاعات بیشتر به کتاب مدیریت مطب پزشکی: یک رویکرد سیستمی نوشته جیمز اچ. ویلسون مراجعه کنید.

4. مثبت نگر باشید

آیا تابحال برای شما پیش آمده که پس از قضاوتی عجولانه متوجه درستی موضوع شده باشید؟ پیشنهاد می‌شود همیشه قبل از هر تصمیمی کمی صبر کرده و این سوال را از خود بپرسید که (آیا همه جنبه های این موضوع را در نظر گرفته‌ام؟) شاید نکاتی باشد که شما در نظر نگرفته‌اید. پس بهتر این است که همیشه جنبه‌های مثبت موضوع را در نظر بگیریم و قبل از هر تصمیمی تمامی جنبه های آن را بررسی کنیم.

برای مطالعه بیشتر می‌توانید کتاب مدیریت مثبت نوشته استیو کافمن را مطالعه کنید.

5. بازخورد شفاف و شنیدن

در صورتی که با کارمند خود به چالش برخوردید پیشنهاد می‌شود بازخوردهای دقیق و شفاف به آن‌ها دهید تا از ایجاد سوء تفاهم های احتمالی جلوگیری کنید.

توانایی گوش دادن یکی از توانایی های مهمی است که هر مدیر مطب باید داشته باشد تا درک مناسبی از موضوع داشته باشد. (همیشه همه چیزهایی که ما در ذهن داریم درست نیست)

بازخورد شفاف، بازخوردی است که بدون تعصب یا جانبداری ارائه می‌شود. این بازخورد باید بر روی رفتار یا عملکرد افراد متمرکز باشد و نه بر روی شخصیت آنها. بازخورد شفاف می‌تواند به افراد کمک کند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند و برای بهبود عملکرد خود تلاش کنند.

گوش دادن، مهارتی ضروری برای یادگیری و رشد است. وقتی به دیگران گوش می‌دهیم، می‌توانیم دیدگاه‌های آنها را درک کنیم و از آنها بیاموزیم. گوش دادن همچنین می‌تواند به ما کمک کند تا روابط قوی‌تری با دیگران ایجاد کنیم.

برای مطالعه بیشتر به کتاب هنر شفاف اندیشیدن نوشته رولف دوبلی مراجعه کنید.

در کتاب هنر شفاف اندیشیدن، دوبلی به خوانندگان می‌آموزد که چگونه بازخورد شفاف ارائه دهند و چگونه به دیگران گوش دهند. او همچنین به خوانندگان می‌آموزد که چگونه از بازخورد برای بهبود تفکر و تصمیم‌گیری خود استفاده کنند.

در اینجا چند نکته از کتاب هنر شفاف اندیشیدن برای ارائه بازخورد شفاف آورده شده است:

به موقع بازخورد دهید.

صریح و مختصر باشید.

بر روی رفتار یا عملکرد متمرکز باشید، نه بر روی شخصیت.

بازخورد را به شکلی ارائه دهید که سازنده باشد.

بازخورد را باز بگذارید تا مورد بحث قرار گیرد.

6. درک شخصیت هر فرد

مهم است که به یاد داشته باشید که همه افراد متفاوت هستند. هر کدام از کارمندان شما شخصیت و نقاط قوت منحصر به فرد خود را دارد. هر کدام دارای سبک و علایق و اعتقادات مختص به خود هستند. یکی از توانایی های مهمی که هر مدیری باید داشته باشد، توانایی ارتباط موثر با کارمندان و درک شرایط هر کدام از آن‌ها است.

برای مطالعه بیشتر به کتاب مدیریت با شخصیت: چگونه افراد را متناسب با کارشان مدیریت کنیم، نوشته هری بوسارد و روبرت هوگان مراجعه کنید.

7. به گفته های خود عمل کنید

و در آخر مدیرانی که به گفته خودشان عمل نمی‌کنند، مورد احترام کارمندان خود قرار نمی‌گیرند. این یک واقعیت ساده است. وقتی مدیری چیزی را می‌گوید، اما خود آن را انجام نمی‌دهد، کارمندان او را جدی نمی‌گیرند. آنها معتقدند که مدیر آنها یک فرد دوگانه است و نمی‌توانند به او اعتماد کنند. این امر می‌تواند منجر به کاهش انگیزه، بهره‌وری و روحیه در تیم شود.

کتاب "مدیریت" نوشته جان دی. واتسون، جونیور یک منبع عالی برای مدیرانی است که می‌خواهند یاد بگیرند چگونه به گفته خود عمل کنند. واتسون، مدیر عامل سابق IBM، در این کتاب اصول رهبری و مدیریت خود را به اشتراک می‌گذارد. او استدلال می‌کند که مهم‌ترین ویژگی یک رهبر، صداقت و ثبات است. یک رهبر باید بتواند به کارمندان خود نشان دهد که به گفته خود عمل می‌کند، در غیر این صورت کارمندان او را جدی نخواهند گرفت.

*مسئولیت صحت و سُقم محتوای این پست برعهده‌ی سفارش‌دهنده است.*