بهترین ابزار برای مکاتبات بین سازمانی چیست؟

یکی از اصلی ترین اقدام هایی که یک سازمان در راستای پیشرفت و بهبود عملکرد خود می تواند داشته باشد، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری است.

سازمان‌ها و کسب و کارها امروزه به گونهای تشکیل شده اند، که استفاده از ابزار مکاتبات بین سازمانی یکی از اصلی ترین و حیاتی ترین اجزای یک ارگان جهت ارتباط بیشتر افراد با سایر سازمان ها به شمار می‌رود. با پیشرفت تکنولوژی ابزارهای متنوع با مزایا و ویژگی‌های متفاوت نیز در دسترس قرار گرفت، که هر کدام از این ابزارها موارد مختلفی چون: ارتباطات تجاری، مدیریت پروژه‌ها، هماهنگی بین تیم‌ها، انتقال اطلاعات حساس و ... را تحت پوشش خود قرار می‌دهند. همچنین لازم به ذکر است که انتخاب ابزار مناسب در فرایند مکاتبات بین سازمانی تأثیر مستقیمی در افزایش کارایی، بهره وری، امنیت اطلاعات، اشتراک گذاری اطلاعات، پیشرفت سازمان و ... نیز دارد.

انواع ابزارمکاتبات بین سازمانی

در گذشته روند مکاتبات بین سازمانی از طریق پست یا پیک نیز صورت می‌گرفت، که این ابزارهای سنتی نه تنها هزینه بالایی را به همراه داشت بلکه از سرعت، دقت، امنیت و راحتی پایینی نیز برخوردار بودند که همین مسئله گاها افت پیشرفت و کاهش عملکرد را با خود به همراه داشت. اما با پیشرفت تکنولوژِی این ابزارهای سنتی به مرور منسوخ و ابزارهای نوینی به بازارا عرضه گردید که جهت مکاتبات بین سازمانی مورد استقبال عموم قرار گرفت، برخی از این ابزارها به شرح زیر است:

• نرم افزار اتوماسیون اداری
• وب سایت‌ها و وبلاگ‌ها
• انجام مکاتبات از طریق ایمیل
• انجام مکاتبات از طریق فکس
• ارتباط با استفاده از پروتکل ECE
• ارتباط از طریق پروتکل pTp

اتوماسیون ادرای، بهترین ابزار برای مکاتبات بین سازمانی

یکی از اصلی‌ترین اقدام‌هایی که یک سازمان در راستای پیشرفت و بهبود عملکرد خود می‌تواند داشته باشد، خرید و دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری است، زیرا این نرم افزار در یک سازمان اموری چون ایمیل گیری و پردازش خودکار، پیگیری فعالیت‌ها و وظایف، مدیریت اسناد، مدیریت اطلاعات و ... را کنترل و به انجام می‌رساند. نرم افزار اتوماسیون اداری به سبب مزایایی که دارد از بهترین ابزارهای مکاتبات اداری بین سازمانی نیز محسوب می‌شود.

برخی از مهم ترین مزایا نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت اند از:

• افزایش کارایی و درنهایت بهبود در عملکرد
• ایجاد حس رضایت در پرسنل و مشتریان یک سازمان
• کاهش هزینه‌ها و افزایش سود دهی
• کاهش و حذف قابل توجهی از مکاتبات کاغذی در سازمان
• ذخیره سازی و نگهداری اطلاعات در حجم پایین و ایمنی بالا
• نظارت و کنترل بر فعالیت کارکنان
• جایگزینی نرم افزار دبیر خانه با دفاتر حجیم اندیکاتور
• انجام همه امور سازمان در خارج از محیط کاری
• پیگیری به موقع تمامی امور به وسیله کارکنان و مشتریان
• صرفه جویی در زمان
• تعامل الکترونیکی و حفظ محیط زیست
• و ...

مکاتبات بین سازمانی چیست؟

به ارتباط بین دو یا چند سازمان یا ارتباط واحد های مختلف در یک سازمان که شامل ارتباطاتی مانند: تبادل اطلاعات، درخواست ها، پیشنهاد ها، مذاکرات و توافقات و ... است مکاتبات بین سازمانی اطلاق می گردد. این نوع از ارتباطات معمولاً در حوزه مسائلی چون همکاری در پروژه‌ها، تبادل منابع، برنامه ریزی مشترک، حل اختلافات، تبادلات تجاری و ... نیز انجام می پذیرد. همچنین این نکته حائر اهمیت است که مکاتبات بین سازمانی از طریق ایمیل، فکس، نامه، تماس تلفنی، اتوماسیون اداری یا سایر وسایل ارتباطی به طور رسمی یا غیر رسمی نیز صورت می‌گیرد. در انتها اگر بخواهیم نگاهی عمیق‌تر به این ارتباطات داشته باشیم باید ذکر شود که مکاتبات بین سازمانی به دو دسته‌ی کلی مکاتبات بین سازمان‌های مرتبط و مکاتبات بین سازمان های غیر مرتبط تقسیم می گردد.

مهم ترین فاکتورهای انتخاب ابزار مکاتبات بین سازمانی چیست؟

پیش تر به این موضوع اشاره کردیم که ابزارهای مکاتبات بین سازمانی تأثیر مستقیم و زیادی بر عملکرد و بهبود کارایی سازمان نیز می‌گذارد. حال با این تفاسیر برخی از این راه‌ها و ابزارها معایب و مزایای خاصی را با خود به همراه دارند، که با به کار گیری فاکتورهای کلیدی می‌توانید بهترین ابزارهای مکاتبات بین سازمانی را در این راستا انتخاب کنید. برخی از این فاکتورها عبارت اند از:

امنیت

فاکتور امنیت تأمین حفاظت از اطلاعات محرمانه، جلوگیری از نفوذهای غیر مجاز، حفظ اعتماد کاربران و ... را تحت پوشش خود قرار می‌دهد. با وجود این فاکتور دسترسی به اطلاعات توسط افراد غیر مجاز محدود می‌شود و مدیریت اطمینان می‌دهد که حتی افراد مجاز هم به اطلاعات خاص و محدودی دسترسی دارند، که این موضوع به خودی خود سبب افزایش اعتماد و بهبود امنیت در مکاتبات بین سازمانی می گردد.

دقت

دقت یکی از حیاتی ترین فاکتورهای ابزار مکاتبات بین سازمانی نیز به شمار می‌رود. این موضوع سبب می‌شود که فرایند مکاتبات بین سازمانی نیز با دقت بیشتر، کاهش اشتباه و درنهایت منجر به بهبود کیفیت و عملکرد سازمان گردد. عوامل مختلفی از جمله ویرایش و اصلاح متن، اطمینان از ارسال صحیح اطلاعات به مقصد، امکانات بررسی خطا و ... نیز می‌تواند بر فاکتور دقت جهت عملکرد بهتر تأثیر داشته باشد.

سرعت

امروزه ارتباطات سریع و مؤثر در ادارت و سازمان‌ها به امری مهم تبدیل شده است، به گونه‌ای که بهبود و توجه به فاکتور سرعت در ابزار مکاتبات بین سازمانی سبب پیشرفت عملکرد یک سازمان در مقابل رقبا نیز می‌شود. همچنین در نظر داشته باشید که توجه به فاکتور سرعت سبب تسریع در رسیدگی به مسائل فوری، افزایش تعاملات، هماهنگی اعضای سازمان، کاهش تأخیر در انتقال اطلاعات مهم، افزایش کارایی و توانایی های تصمیم گیری و ... می‌گردد، از طرف دیگر عدم توجه به فاکتور سرعت در ابزارهای مکاتبات بین سازمانی منجر به از دست دادن فرصت های مهم، افزایش تاخیر در اجرای پروژه های مهم و کاهش رضایت مندی مشتریان می‌گردد.

راحتی

فاکتور راحتی نقش بسیار مهمی را در ابزار مکاتبات بین سازمانی در زمینه بهبود کارایی و رضایت کاربران نیزایفا می‌کند. لازم به ذکر است که هر چه سازمان گسترده تر شود، امور و فعالیت های آن طبیعتاً بیشتر می شود و در نتیجه توجه به فاکتور راحتی در این ابزار سبب می شود کارکنان سازمان زمان و انرژی بیشتری برای انجام وظایف اصلی خود داشته باشند.

*مسئولیت صحت و سُقم محتوای این پست برعهده‌ی سفارش‌دهنده است.*