نرم افزار هلپ دسک چیست و چه کمکی به کسب و کارها میکند؟

نرم افزار هلپ دسک از مؤثرترین و مهم ترین ابزارهای کسب و کار است که می تواند خدمات مشتریان را بهبود ببخشد، درآمد سازمان را افزایش دهد، به رشد کسب و کار کمک کند و وفاداری مشتری را بیشتر کند.

همگی ما تا کنون متوجه اهمیت و تأثیر پشتیبانی مشتری خوب در کسب و کارمان شده ایم، اما جالب است بدانید 86 درصد از مشتری ها حاضر هستند برای داشتن تجربه بهتر پول بیشتری هم پرداخت کنند.

پس اگر می خواهید تجربه ای منحصر به فرد برای مشتری های خود ایجاد کنید و به آن ها اهمیت حضورشان را نشان دهید، نرم افزار دانا دسک که از شاخص ترین نرم افزارهای هلپ دسک است، بهترین گزینه برای شما است تا به نیازهای مشتری های خود پاسخ دهید.

در اینجا تمام اطلاعاتی را که برای آشنایی بهتر با نرم افزار help desk نیاز دارید را در یک جا جمع آوری کردیده ایم. از مزیت های این نرم افزار گرفته تا بهترین هلپ دسک مناسب شما را در ادامه آورده ایم.

نرم‌افزار هلپ دسک (Help Desk) چیست؟

نرم افزار هلپ دسک (help desk) برای آن دسته از کسب و کارهایی که به مشتریان خود خدماتی را ارائه می دهند گزینه مناسبی است. نرم افزار هلپ دسک به صورت اختصاصی برای سازماندهی و مدیریت مشکلات خدمات شرکت طراحی شده است. در واقع نرم افزار Help Desk تمام مشکلات و سؤالات خدمات مشتریان را جمع آوری می کند، دسته بندی می کند و به صورت تیکت آن ها را سازماندهی می کند تا مدیریت و دسترسی به آن ها را راحت تر و سریع تر از پیش بکند.

مواردی که سازمان ها از طریق هلپ دسک پیگیری می کنند مواردی چون مشکلات فناوری اطلاعات و درخواست های منابع انسانی، مشکلات داخلی، موارد خدمات مشتریان و سؤالات فروش هستند.

نرم افزارهای مختلف هلپ دسک مثل email help desk مانند مخزنی برای جمع آوری تمام درخواست های پشتیبانی است که به سازمان کمک می کند از طریق این نرم افزار به صورت منظم و مؤثر تمام درخواست ها به موقع و با کیفیت بهتر پاسخ داده شوند.

به کمک نرم افزار دانا دسک تیم شما می تواند هزینه های خدمات را کاهش دهد و به رشد سازمان کمک کند که خود باعث رفع سریع تر مشکلات و رضایت بیشتر مشتری می شود.

نرم‌افزار هلپ دسک چطور کار می‌کند؟

و اما سیستم پشتیبانی مشتری چگونه کار می کند؟ در ادامه نحوه کارکرد نرم افزار help desk به صورت گام به گام آورده ایم.

قدم اول: دریافت تیکت

نرم افزار HelpDesk زمانی کار خود را آغاز می کند که مشتری از طریق یکی از کانال های ارتباطی مانند ایمیل، چت آنلاین و شبکه های اجتماعی تیکت خود را ثبت کند.

قدم دوم: دریافت اعلان تیکت

بعد از ایجاد تیکت، تیم پشتیبانی از طریق ایمیل، پیامک یا از طریق داشبورد خود اعلان یا نوتیفیکیشنی دریافت می کند. در مقابل سازمان می تواند از طریق همین نرم افزار موقعیتی را ایجاد کند که به مشتری اعلان ارسال کند و بگوید که تیکت او توسط تیم مربوطه باز شده و در حال بررسی است.

قدم سوم: ارسال تیکت به تیم مربوطه

حالا تیکت ها بر اساس محتوا و درخواست دسته بندی می شوند و به تیمی که تیکت در تخصص و تجربه آن ها است ارسال می شود. این کار می تواند به صورت دستی انجام شود یا سازمان آن را به صورت خودکار از طریق سیستم هلپ دسک انجام دهد.

تعیین تیم مورد نظر برای پاسخ دهی به تیکت ها و عنوان مسئول تیکت در نرم افزار باعث می شود تیم ها و مسئول های دیگر وقت خود را روی تیکت هایی که به آن ها مربوط نیست نگذارند و کارها با کیفیت بهتر و سریع تر انجام شود.

قدم چهارم: بررسی تیکت

پس از آن که تیم تیکت را بررسی کرد، سعی می کند برای آن راه حلی ارائه دهد. مسئول تیکت می تواند از طریق تکست به مشتری پاسخ دهد یا فایل هایی را پیوست دهد و حتی ویدئوهای آموزشی برای مشتری بفرستد.

قدم پنجم: آپدیت وضعیت تیکت

بعد از پاسخ به تیکت، تیم می تواند وضعیت تیکت را به "بررسی شده" یا "بسته شده" تغییر دهد. بعضی سازمان ها تیکت را نمی بندند تا مطمئن شوند راهکار مورد تأیید مشتری بوده است.

قدم ششم: ذخیره تیکت

در قدم آخر تیم مشکل یا سؤال مشتری و راهکار آن را در نرم افزار help desk ذخیره می کند تا اگر دوباره تیکتی بر همین مبنی ارسال شد، سیستم به طور خودکار به تیکت پاسخ دهد و تیکت های تکراری دوباره وارد این چرخه نشوند.

مزایای نرم‌افزار Help Desk برای سازمان ها

همانطور که از اسم نرم افزار help desk هم مشخص است، این سیستم برای پشتیبانی مشتریان و کمک به سازمان طراحی شده است که به تیم های مختلف در سازمان کمک می کند به تیکت ها و مسائل داخلی و مربوط به مشتریان بهتر و سریع تر پاسخ دهند.

مزیت هایی که نرم افزار هلپ دسک برای سازمان ها با خود به همراه دارد بسیار است و آن را سیستمی ضروری به ویژه برای سازمان های بزرگ تبدیل می کند.

پاسخ دهی از سوی افراد مرتبط

تیکت ها به محض ورود به نرم افزار هلپ دسک و به هنگام ایجاد آن ها دسته بندی می شوند. پس از دسته بندی تیکت ها، هر یک به صورت خودکار یا دستی به مسئول یا تیم مربوطه ارسال می شوند تا بهتر به مشکلات مشتریان پاسخ داده شود. هر چه راهکار ارائه شده تخصصی تر و دقیق تر باشد، مشتری نیز تجربه بهتری را کسب می کند و رضایت او بیشتر می شود.

جلوگیری از پاسخ دهی تکراری

وقتی تیکتی با راهکار آن در نرم افزار help desk ثبت می شود، بعدها دوباره اگر مشتری تیکتی با همان مشکل را ثبت کند، به صورت خودکار راهکار تیکت اول برای او ارسال می شود.

کاهش تیکت ها از طریق دیتابیس

برخی سؤالات و مشکلات مشتریان هستند که بسیار تکرار می شوند و سازمان می تواند دیتابیسی آماده کند که به تمام این سؤالات پاسخ داده شود. در این صورت تعداد تیکت ها هم کاهش می یابد.

اتوماسیون تسک ها

یکی از بزرگ ترین مزیت های نرم افزار help desk اتوماسیون تسک ها است. می توانید از طریق نرم افزار template آماده برای ایمیل و چت آنلاین آماده کنید یا تسک ها را به صورت خودکار انجام دهید تا از اشتباهات رایج جلوگیری کنید و سرعت پاسخ را افزایش دهید.

بررسی عملکرد سازمان

برای افزایش رضایت مشتری ها و ارائه خدمات بهتر به آن ها می توانید از طریق نرم افزار هلپ دسک عملکرد سازمان را بررسی و نقاطی که به اصلاح احتیاج دارند را بازیابی و در صدد رفع مشکلات بر بیایید.

دانا دِسک روشی برتر برای پشتیبانی مشتریان

نرم افزار دانا دسک یک راهکار آنلاین و نرم افزار help desk است که به سازمان های کوچک و بزرگ این امکان را می دهد تا مشتری ها از طریق هر کانال ارتباطی، چه چت آنلاین و ایمیل باشد و چه پورتال پشتیبانی و تلفن، مشکلات و سؤالات خود را از طریق تیکتینگ با شما در میان بگذارند.

شما اگر به دنبال نرم افزار هلپ دسکی هستید که هم هزینه های شرکت شما را کاهش دهد و هم کار کردن با آن برای تیم های سازمانتان راحت باشد، نرم افزار دانا دسک گزینه بسیار مناسبی است.

• ابزارها و امکانات مختلف تیکتینگ و هلپ دسک را در اختیار تیم های پشتیبانی قرار می دهد.

• فرآیندهای مختلف را به صورت خودکار انجام می دهد.

• یادگیری آن آسان و سریع است.

• دارای پایگاه دانش کاربردی است.

• می توانید با داشبورد و گزارش ساز دانا دسک به راحتی KPIها را اندازه گیری کنید.

نرم افزار هلپ دسک (HelpDesk) به دلیل آسان کردن و کاهش هزینه فرآیندها پشتیبانی مشتریان نرم افزاری ضروری برای کسب و کارها است و استفاده از آن به شما کمک می کند از رقبای خود در بحث پشتیبانی و رضایت مشتری پیشی بگیرید.

*مسئولیت صحت و سُقم محتوای این پست برعهده‌ی سفارش‌دهنده است.*