اندیشه برگزاری همایش روابط فرهنگی- تمدنی ایران و آفریقا در اواخر بهار سال 1379 ه.ش، در مرکز مطالعات آفریقا وابسته به دانشگاه تربیت مدرس شد و برگزاری آن به تصویب شورای پژوهشی مرکز رسید.
بلافاصله از سوی رییس مرکز، اقدامات لازم به عمل آمد و رایزنیهای متعددی با سازمانهای ذیربط در خصوص مشارکت یا همکاری در برگزاری همایش انجام شد. در این میان وزارت امور خارجه (دفتر مطالعات سیاسی و بین المللی)، یونسکو، سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی، مرکز بین المللی گفتگوی تمدنها و مقامات دانشگاه تربیت مدرس (رییس و معاون پژوهشی، آمادگی خود را جهت مشارکت در برگزاری همایش اعلام داشتند).
در پی آن، طرح اولیه همایش توسط مدیر گروه مطالعه فرهنگی- مرکز، آقای دکتر ملکی مقدم، تهیه و با مقامات سازمانهای مزبور، حضوراً مذاکره و توافقهای لازم نیز به عمل آمد.
در نیمه تابستان 1379 ه.ش، طرح فراخوان مقاله با حضور نمایندگان سازمانهای مشارکت کننده در مرکز به تصویب رسید و بلافاصله نسبت به انتشار آن به زبانهای فارسی و انگلیسی در جراید کثیرالانتشار کشور (فارسی و انگلیسی) اقدام گردید و پوستر همایش نیز طراحی، چاپ و جهت اطلاع عمومی منتشر شد.
همچنین از طریق پست الکترونیکی فراخوان مقاله برای تعدادی از مراکز مطالعات آفریقا در خارج از کشور ارسال شد و نیز از طریق سفارتخانه ها و نمایندگان فرهنگی ج.ا. ایران در برخی از کشورهای آفریقای برای مراکز دانشگاهی کشور مربوط، فرستاده شد؛ علاوه بر این در مراحل بعدی نسبت به طراحی و ایجاد سایت ویژه همایش بر روی اینترنت، اقدام گردید.