در مقاله حاضر ضمن توجه به اهمیت مستندسازی تجارب مدیران به تحلیل کیفی اصول مستندسازی تجارب روسای دانشگاه پرداخته و در نهایت بر اساس مصاحبه صورت گرفته با خبرگان، ساختار فرایند مستندسازی، ارزیابی و انتشار تجربیات به عنوان یک چارچوب و با روش علمی و کاربردی طراحی شد. ساختار طراحی شده از شیوه های مدیریت دانش، مدیریت استراتژیک، مدیریت کیفیت، مدیریت ارزیابی عملکرد، مدیریت فناوری اطلاعات و نیز تکنیک هایی همچون مورد نویسی، خاطره نویسی، سخنرانی، تهیه فیلم و... الهام گرفته است و بر اساس مفهوم سازمان یادگیرنده طراحی و تدوین شده است. بر اساس این ساختار، فرایند نظام مستندسازی تجربیات مدیران از یک فرایند سه مرحله ای تبعیت می کند. این مراحل عبارتند از:برنامه ریزی مستند سازی، 2- اجرای مستند سازی، 3- پایش، کنترل، تسهیم. هریک از این مراحل نیز به فعالیت ها و سپس گام های مختلف در هر فعالیت تقسیم می شود که مستند ساز را به نتیجه منطقی و مورد نظر می رساند.